A Nota de Débito

Por Marco Aurélio Bicalho de Abreu Chagas em 25/08/2023 | Direito Tributário | Comentários: 1

Tags: tributável, despesas, valores, Gestão dos Serviços, tributo, débito.

A NOTA DE DÉBITO é um documento usado para emitir faturas sobre valores que não sejam compatíveis com a emissão de Nota Fiscal.

A Nota de Débito é um documento contábil que serve para efetuar o reembolso de despesas quando não há a necessidade de emissão de Nota Fiscal.

A definição de Nota de Débito trata-se do ressarcimento não tributável da prestação de serviços entre empresas. A empresa terceirizada arca com todos os gastos para a execução do trabalho e, depois, é ressarcida pela empresa contratante dos serviços.

Esse recurso é fundamental na negociação. Já que facilita a rotina financeira de empresas prestadoras de serviços e o reembolso de despesas eficiente.

Outras despesas surgem durante o serviço prestado que não podem ser inseridas na cobrança por meio de Nota Fiscal, já que não têm relação com a atividade fim da organização contratada. Essas despesas são, por exemplo, combustível, diárias, transporte, entre outras. E neste momento é que entra o conceito de Nota de Débito.

A contabilização dos reembolsos de despesas é feita pela Nota de Débito.

Portanto, uma Nota de Débito deve conter informações específicas que identifiquem claramente a transação, as partes envolvidas e o detalhamento das despesas.

A Nota de Débito não deve ser tributada pois não tem valor fiscal, ou seja, não configura acréscimo patrimonial para a empresa contratada. Também não deve reter tributos ou impostos sobre o valor apontado no documento.

A seguir, o exemplo de uma EMENTA de Decisão do STJ sobre o até aqui explanado:

“TRIBUTÁRIO. ISS. LOCAÇÃO DE VEÍCULOS. BENS MÓVEIS. SERVIÇOS NÃO PRESTADOS PELA DEVEDORA TRIBUTÁRIA. REEMBOLSOS DE IMPORTÂNCIAS QUE NÃO SE ENQUADRAM COMO SERVIÇOS PRESTADOS. NÃO INCIDÊNCIA.

1. A Autora, como locadora de automóveis, aluga seus veículos com o tanque de combustível cheio, sendo contratado que o locatário deve restituir o carro no prazo combinado igualmente com o tanque cheio. Quando isto não ocorre na devolução do veículo, a Autora providencia a reposição do combustível gasto e realiza a cobrança do locatário, à parte, destacando na Nota Fiscal que referida receita não é tributada pelo ISS, pois não integra o preço do serviço, que é a base de cálculo do imposto.

2. O mesmo procedimento é adotado pela Autora com relação a despesas com franquias de seguros. Quando o veículo locado sofre qualquer tipo de abalroamento, a empresa seguradora da Autora cobre as despesas e emite cobrança de uma franquia, a qual posteriormente é cobrada do Locatário responsável, como reembolso de despesas, conforme previsto no contrato de locação. Da mesma forma que ocorre com relação às demais despesas, a Autora não recolhe o ISS sobre esta quantia, visto que a mesma não integra o preço do serviço.

3. A base de cálculo de incidência, "in specie", face à natureza da atividade da locadora, é a locação de veículos, pura e simplesmente, e não serviços correlatos, mas não afins, que não fazem parte da espécie de serviços prestados pela locadora.

4. Os reembolsos que se pretende façam parte dos serviços não podem vingar, simplesmente porque são serviços prestados por terceiros, sem qualquer relação direta com a atividade principal exercida pela locadora, que é a locação de veículos.

5. Os serviços referidos não são, propriamente, receita da locadora. Os que estão sujeitos à base tributária, "in casu", são os locativos, tão apenas estes, os que, verdadeiramente, constituem a receita propriamente dita do locador.6. Recurso improvido.” (REsp 224.813/SP, Rel. Ministro JOSÉ DELGADO, PRIMEIRA TURMA, julgado em 07/12/1999, DJ 28/02/2000 p. 57). (grifamos).

Logo, a emissão de Nota de Débito para as “despesas reembolsáveis”, forte na premissa de que estas não se confundem com preço dos serviços e portanto em receita auferida, de forma que os valores recebidos sob esta rubrica, desde que devidamente comprovados e relacionados aos serviços contratados, nos termos do artigo 299 do RIR/99^], não devem ser submetidos à tributação. (Art. 299. São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora (Lei nº 4.506, de 1964, art. 47).

Em artigo intitulado NOTA DE DÉBITO-Reembolso de despesas pode ser isento de tributação, o autor, Paulo Attie, assevera:

“Em conclusão, temos que eventual enquadramento dos valores recebidos a título de reembolso de despesas como sendo receitas, por parte do Fisco pode ser devidamente combalido pelas diversas decisões administrativas e judiciais não admitindo a tributação destes valores, desde que observados, no mínimo, os cuidados abaixo, para a prática deste procedimento: (i) o reembolso das despesas deve estar expressamente previsto nos contratos assinados entre o contribuinte e seus clientes; (ii) as despesas devam referir-se a gastos necessários, usuais e comprovados, nos termos do artigo 299 do RIR/99; (iii) as despesas não devem tentar disfarçar efetivos custos da prestação de serviços do contribuinte, mas sim se limitarem a valores necessários à conclusão do objeto contratado por ele adiantados por conta e ordem do tomador dos seus serviços; (iv) as despesas que puderem ser assumidas e pagas diretamente pelo cliente do contribuinte ao fornecedor assim deve ser feito, por precaução; (v) deve haver razoabilidade entre a proporção do valor do preço dos serviços faturado pelo contribuinte e das despesas reembolsáveis para tanto. (Exemplo, a contrário sensu: inadmissível que o valor das despesas a serem reembolsadas seja superior ao valor do próprio preço do serviço prestado.)

Fonte: https://www.conjur.com.br/2011-out-18/reembolso-despesas-via-nota-debito-isento-tributacao

Assim, do exposto, entendemos que aquelas despesas reembolsáveis e que não se confundem com o preço dos serviços prestados são passíveis de emissão da mencionada NOTA DE DÉBITO aqui ventilada, visto que as aludidas despesas não têm relação com a atividade fim da empresa locadora, portanto não submetidas à tributação.

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Sobre o autor

Marco Aurélio Bicalho de Abreu Chagas

Advogado militante no Foro em Geral e nos Tribunais Superiores com mais de 40 anos de experiência. Assessor Jurídico na Associação Comercial e Empresarial de Minas - ACMinas desde 1980. Sócio Fundador do CUNHA PEREIRA & ABREU CHAGAS - Advogados Associados desde 1976. Consultor Home Office. Tributarista. Autor de vários livros na área. tributária. Conferencista. Professor.